개인정보 유출 사고가 터졌을 때, 원인을 정확히 밝혀내기까지 평균 8개월이 걸린다는 사실, 알고 계셨나요? 보안뉴스의 최근 보도를 보면 조사 인력이 턱없이 부족한 데다 데이터가 여기저기 흩어져 있는 게 가장 큰 문제라고 해요. 조사 기간을 줄이려면 결국 흩어진 데이터를 한곳에 모으는 '통합 아카이빙'과 필요한 증거만 빠르게 추려내는 'e디스커버리' 체계가 꼭 필요하거든요.
왜 유출 사고 조사는 이렇게 오래 걸릴까요?
예전에는 이메일만 샅샅이 뒤지면 됐지만, 지금은 상황이 완전히 달라요. Microsoft Teams나 Slack 같은 협업 툴부터 SharePoint, OneDrive까지 직원이 사용하는 채널이 너무 많아졌잖아요. 정작 사고가 나면 조사 담당자는 각 플랫폼에 하나하나 접속해서 데이터를 백업하고 검색해야 합니다. 여기서 시간과 에너지를 다 써버리는 거죠.
사실 공격 수법 자체가 갈수록 정교해지고 있다는 점도 무시할 수 없어요. 마이크로소프트의 2026년 2분기 이메일 위협 리포트에서도 알 수 있듯이, 단순한 키워드 검색만으로는 교묘하게 숨겨진 유출 흔적을 찾기 어렵습니다. 결국 사람이 일일이 수작업으로 데이터를 전수 조사하는 비효율적인 상황이 반복되는 거예요.
조사 기간을 며칠 단위로 줄이는 방법
가장 확실한 방법은 모든 커뮤니케이션 데이터를 실시간으로 캡처해서 중앙 저장소에 보관하는 겁니다.
Enterprise Vault(EV) 같은 아카이빙 플랫폼을 쓰면 이메일은 물론 파일 서버 데이터까지 한곳에 모아 관리할 수 있어요. 특히 WORM 스토리지를 지원하는데, 이건 데이터를 한 번 쓰면 수정이나 삭제가 불가능하게 만드는 방식이라 법정에서 증거로 제출할 때 훨씬 유리하죠.
이렇게 모인 데이터에서 필요한 것만 빠르게 찾아내는 게 e디스커버리의 핵심이에요. Discovery Accelerator(DA)를 활용하면 아카이브 내의 방대한 데이터 중에서 특정 키워드나 날짜, 참여자를 기준으로 정밀 검색을 할 수 있거든요. 검색 결과를 중복 제거하고 리뷰어가 빠르게 검토한 뒤 MSG나 EML 형식으로 내보내면 됩니다. 8개월이나 걸리던 조사를 며칠, 혹은 몇 시간 단위로 끝낼 수 있는 이유죠.
MS Teams나 SharePoint 데이터, 통합 관리는 어떻게?
실무에서 IT 관리자들이 가장 골머리를 앓는 부분이 바로 SaaS 기반 협업 툴의 데이터 수집이에요. API 권한 설정부터 데이터 추출까지 과정이 꽤나 복잡하거든요. 이럴 때 Merge1 같은 수집 엔진을 도입하면 Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive 데이터를 자동으로 긁어모아 Enterprise Vault로 전달할 수 있습니다.
데이터가 실시간으로 통합 아카이빙되면, 사고가 났을 때 더 이상 각 서비스 관리자에게 백업을 요청하며 시간을 낭비할 필요가 없어요. 통합 데이터 보존 체계가 잡혀 있다면, 조사자는 DA로 팀즈 채팅 내역과 이메일을 동시에 검색해 유출 경로를 단번에 파악할 수 있겠죠.
자주 묻는 질문
- Q: 데이터가 너무 많아서 저장 비용이 걱정됩니다. 방법이 없을까요?
A: Enterprise Vault의 중복 제거(Deduplication)와 압축 기능을 써보세요. 동일한 첨부파일이 수천 통의 이메일에 들어있어도 딱 하나만 저장하기 때문에 스토리지 사용량과 비용 부담을 크게 낮출 수 있습니다. - Q: 소송이 예상되는 상황에서 특정 사용자의 데이터만 따로 보존해야 한다면요?
A: '리걸홀드(Legal Hold)' 기능을 쓰면 됩니다. Discovery Accelerator와 Enterprise Vault를 통해 특정 대상자의 데이터를 보존 기간과 상관없이 삭제되지 않게 고정해서, 데이터 파기 리스크를 막을 수 있어요. - Q: 암호화된 이메일도 조사가 가능한가요?
A: 네, 가능합니다. Discovery Accelerator는 MPIP로 암호화된 이메일을 복호화해서 내보내는 기능을 지원하거든요. 보안 메일이라도 조사 과정에서 누락 없이 확인할 수 있습니다.
결국 유출 조사 속도를 높이는 흐름은 단순합니다. [Merge1 수집 → Enterprise Vault 통합 보관 → Discovery Accelerator 신속 검색 및 추출]로 이어지는 자동화 워크플로우를 만드는 것이죠. 이 체계가 갖춰져 있는지 한 번 점검해 보시는 건 어떨까요?
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