내 채팅방이 시한폭탄이 되는 순간
솔직히 현업에서 보면 다들 비슷해요. 팀즈나 슬랙 같은 협업 툴 쓰면서 '에이, 이건 메일이 아니니까 괜찮겠지'라고 생각하시거든요. 그런데 말입니다, 감독기관이 어느 날 갑자기 2년 전 특정 날짜의 채팅 내역을 전수 제출하라고 하면 어떻게 하실 건가요? 제가 본 최악의 케이스는 담당자가 당황해서 '삭제된 메시지가 많다'고 답했다가, 그걸 '증거 인멸'로 해석해서 상황이 걷잡을 수 없이 커진 경우였습니다. 이게 남의 일 같으시겠지만, 기록 관리 안 되는 채팅방은 언제 터질지 모르는 시한폭탄이나 다름없거든요.
우리가 놓치고 있는 건 '저장'이 아니라 '증명'
여기서 우리가 진짜 깨달아야 할 포인트가 있습니다. 단순히 데이터를 백업해두는 게 능사가 아니라는 거예요. 많은 회사가 '저장만 하면 되겠지'라고 생각하는데, 정작 문제가 터졌을 때 그 방대한 데이터 속에서 필요한 것만 빠르게 찾아내서 제출할 수 있느냐가 핵심입니다. 여기서 관점을 비틀어보세요. 컴플라이언스의 본질은 데이터를 가지고 있는 게 아니라, '우리는 법규를 준수하며 데이터를 관리하고 있다'는 것을 증명하는 것입니다. 검색 안 되는 아카이빙은 그냥 디지털 쓰레기통일 뿐이라는 거죠.
실무 고수들이 Veritas를 선택하는 진짜 이유
결국 답은 시스템으로 잡아야 합니다. 롯데카드가 왜 Merge1과 Enterprise Vault, 그리고 Advanced Supervision까지 세트로 묶어 구축했는지 생각해보세요. 단순히 유행이라서 그럴까요? 아닙니다. Merge1이 팀즈의 복잡한 채팅 흐름을 긁어모으고, Enterprise Vault가 이를 절대 수정 불가능한 형태로 꽉 잠가버리며, Advanced Supervision이 실시간으로 감시하는 구조를 만든 겁니다. 제가 옆에서 지켜본 바로는, 이렇게 '수집-저장-감시' 라인을 한 번에 태워야 나중에 감사 나왔을 때 담당자가 발 뻗고 잘 수 있거든요. M365 기본 기능만 믿고 버티기엔 요즘 규제 수준이 너무 매워졌습니다.
결국 사람이 실수해도 시스템이 막아줘야 합니다. 오늘 퇴근 전에 우리 회사 팀즈 아카이빙 상태, 딱 한 번만 제대로 체크해 보세요.
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