왜 저장했는데도 데이터가 안 보일까요?
생산성 도구와 아카이빙의 차이
M365는 기본적으로 협업을 위한 도구거든요. 보관을 위한 전문 시스템이 아니라는 뜻이에요. 그래서 사용자가 메일을 지우면 일정 기간 뒤에 완전히 삭제되는 게 기본 설정이죠. 많은 분이 클라우드에 올렸으니 영구히 남을 거라 생각하시더라고요.
솔직히 현장에서 보면 관리자 설정 대부분이 기본값 그대로인 경우가 많습니다. 이게 왜 문제냐면요. 기본 설정으로는 법적 분쟁 시 필요한 데이터를 다 살려낼 수 없거든요. 한마디로, 관리를 안 한 셈이죠.
증거를 놓치지 않는 실전 해결법
eDiscovery 기능 제대로 활용하기
먼저 eDiscovery(전자 증거 개시, 디지털 증거 검색 도구) 기능을 써보세요. 이건 전체 사용자의 메일과 파일을 한곳에서 검색하는 도구인데요. 개별 사용자가 데이터를 지웠더라도 관리자 권한으로 찾아낼 수 있거든요. 보존 정책을 미리 걸어두면 삭제된 데이터도 숨겨진 영역에 남게 됩니다.
다음으로는 법적 보존(Legal Hold, 특정 데이터 삭제 방지 설정)을 적용하는 방법이 있어요. 특정 인물이 조사를 받거나 소송에 휘말렸을 때, 그 사람이 지우는 모든 데이터를 시스템이 강제로 붙잡아두는 기능이죠. 이 설정을 켜두면 사용자가 '완전 삭제'를 눌러도 실제로는 서버에 남게 됩니다.
실무자가 놓치기 쉬운 결정적 포인트
팀즈 채팅의 함정
많은 분이 메일만 챙기다가 팀즈(Teams) 채팅을 놓치시더라고요. 팀즈 채팅은 겉으로는 채팅창에 보이지만 실제로는 보이지 않는 숨은 폴더에 저장되는 구조거든요. 그래서 단순 검색으로는 안 나오고 반드시 적절한 검색 쿼리를 써야 합니다.
더 큰 문제는 섀도우 IT(Shadow IT, 회사가 공식적으로 허용하지 않은 소프트웨어 사용)예요. 아무리 M365 설정을 잘해도 직원들이 카카오톡으로 업무를 하면 끝이거든요. 이건 기술적인 문제가 아니라 사내 문화와 가이드라인의 영역이라고 봅니다. 결국 데이터 거버넌스 체계를 잡는 게 핵심인 셈이죠.
마무리하며
결국 핵심은 기본 설정을 믿지 말고 보존 정책과 법적 보존을 적절히 섞어 쓰는 것이에요. 지금 바로 여러분 회사의 보존 기간 설정이 어떻게 되어 있는지 확인해 보시는 건 어떨까요?
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